Новая форма ЕФС-1 с 2026 года: полный разбор изменений в отчётности СФР

С начала 2026 года при предоставлении отчёта ЕФС-1 используется форма, принятая приказом СФР № 1462 от 17.11.2025. Сдать её нужно уже за 2025 год. Заполнение отчёта кардинально не изменилось и не стало сложнее. Структура формы сохранилась, но часть правил поменялась.

реклама

Скопировать токен

В статье разбираемся, что учитывать при заполнении отчёта, чтобы исключить ошибки и избежать штрафов.

Приказ № 1462: что изменилось в форме ЕФС-1

Этим приказом утверждена новая форма отчёта для бумажной подачи и порядок её заполнения. Электронный вариант отчёта утвержден приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1463. Новый бланк необходимо заполнять, начиная с отчётности за декабрь, четвёртый квартал и 2025 год. Однако в январе 2026 года Социальный фонд России по факту принимал отчёты по прежним формам.

Корректировка отчёта призвана облегчить жизнь бухгалтеров:

1. Теперь не применяется тип сведений «Назначение выплат по ОСС» — при уходе работника в отпуск по беременности и родам/по уходу за ребенком отчёт сдавать не нужно.
2. Отменены коды ДИСТ и НДОМ — больше не требуется отмечать приём или перевод на удалёнку/надомную работу.
3. Для иностранных сотрудников компании, подлежащих страхованию по международным договорам, в поле «Статус ЗЛ» теперь указывается код МДИГ.
4. Коды ОКВЭД нужно указывать на титульном листе из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на момент подачи документов, а не по результатам подтверждения в СФР.

Кроме этих основных изменений принят ещё ряд уточнений:

• графы 11 и 12 теперь заполняют только при наличии вредных или опасных условий труда;
• для обозначения командировок сотрудников за пределы зоны радиационного загрязнения используют коды стажа ЧАЭСКОМ;
• с августа 2025 года отчёты в электронной форме передаются через Единую централизованную цифровую платформу (ГИС ЕЦП), а не системы ЭДО.

Практика заполнения ЕФС-1 с изменениями и уточнениями

Отчёт сохраняет модульную структуру: титульный лист и два раздела с подразделами, которые включаются по необходимости. Документ составляется на основании первичных кадровых и бухгалтерских документах, прочей документации и договорах ГПХ. Подписывается форма директором компании, ИП или уполномоченным лицом.

Важно: титульный лист заполняется каждый раз при предоставлении отчёта, даже если нужно отправить только один раздел.

Уточнение формулировок

Прежнее условие

Вновь созданные компании – страхователи по ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний указывают код по ОКВЭД по данным государственной регистрации, а со второго года работы — по подтверждению территориальными органами СФР.

Обновленное условие

Указывается код по ОКВЭД из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) на дату подачи формы.

Подраздел 1 Раздела 1

Эта часть не является самостоятельным разделом отчёта. Она обязательна при заполнении подразделов 1.1, 1.2 и 1.3.

Здесь указывают сведения о зарегистрированном лице. Нужно заполнить ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения и статус застрахованного работника. Также в соответствии с классификаторами заполняют гражданство.

Для обозначения статуса работников используют коды:

• ГРФ — работники с российским гражданством;
• ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранцы или лица без гражданства;
• ВЖИГ — иностранцы или лица без гражданства, временно проживающие в РФ, а также пребывающие в РФ граждане иностранных государств и лица без гражданства, получившие временное убежище;
• ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранцы или лица без гражданства, кроме специалистов с высокой квалификацией;
• ВКС — высококвалифицированные иностранные специалисты или лица без гражданства, пребывающие в РФ в течение определенного временного промежутка;
• МДИГ — иностранные работники, подлежащие страхованию в системе ОПС или ОСС по международным договорам.

Подраздел 1.1 Раздела 1

Эту часть заполняют работодатели, имеющие сотрудников по трудовым или гражданско-правовым договорам, включая те, что связаны с интеллектуальной собственностью. Как и прежде, в подразделе 1.1 указывают информацию о кадровых передвижениях (приём на работу, увольнение, перевод, заключение или или прекращение ГПХ).

Структура этой части отчёта не изменилась, но правила заполнения подкорректировали.

Подраздел 1.1 работодатель заполняет по каждому сотруднику, с которым произошли кадровые изменения. Сюда входят:

• основные сотрудники;
• совместители;
• дистанционные работники.

Для обозначения кадрового мероприятия используют коды: ПРИЁМ, ПЕРЕВОД, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ и прочие.

Подавать данные по дистанционным работникам теперь не нужно — коды ДИСТ и НДОМ исключены из графы 6 и больше не используются. Увольнение работника также отражается без указания специальных кодов.

Скорректировано правило заполнения подраздела 1.1 по договорам ГПХ и авторским договорам. Обязанность представлять сведения теперь привязали к видам договоров, объектам (РИД) и получателям выплат.

Подраздел 1.1 раньше заполнялся:

• по любым договорам ГПХ, авторского заказа, лицензионным договорам, договорам отчуждения прав;
• если с вознаграждений по таким договорам начислялись страховые взносы по законодательству о налогах и сборах.

Теперь заполняется только при одновременном выполнении условий:

• договор связан с результатами интеллектуальной деятельности (РИД), перечисленными в подп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
• получатель выплат — автор РИД, а не любое физическое лицо по договору;
• договор считается основанием для выплаты авторского вознаграждения;
• с выплат и вознаграждений начисляются страховые взносы по НК РФ и/или по законодательству об ОСС от несчастных случаев и профзаболеваний.

Скорректированы мероприятия, которые указываются в графе 3 «Сведения о приёме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ». При установлении режима неполного рабочего времени теперь указывается ПЕРЕВОД. При приостановлении не только трудового договора, а с 2026 года и государственной гражданской службы проставляют ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ. Аналогично указывается и ВОЗОБНОВЛЕНИЕ. НАЧАЛО/ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ проставляют при начале работ по договору любого вида. Ранее виды работ были ограничены.

Ранее не был установлен порядок отмены неполного рабочего времени. Теперь в этом случае ставится ПЕРЕВОД без указания кодов НЕПД и НЕПН в графе функции.

Для договоров ГПХ графа 5 не заполняется.

Новыми правилами по заполнению отчёта скорректированы описания кодов для договоров ГПХ в графе 6. В ней указывают код трудовой функции по ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а формат ХХХХ.Х необязателен.

По договорам можно указать:

• ДГПХ — при выполнении работ (оказании услуг) гражданско-правового характера;
• ДАВТ — по работам авторского заказа;
• ДОИП —по услугам по отчуждению исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности (подп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ);
• ИЗЛД —по издательским лицензионным договорам;
• ЛДПИ —по лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности (подп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ);
• ДГПХФЛ — ГПХ на выполнение работ (оказание услуг) по договорам ГПХ по которым страхователь (физическое лицо) обязан вносить взносы на обязательное страхование от НС и ПЗ;
• ДАВТФЛ — по договорам авторского заказа, когда обязанность по уплате страховых взносов на ОСС от НП и ПЗ возлагается на страхователя (физическое лицо).

Уточнения подраздела 1.2 Раздела 1

Здесь, как и ранее, заполняют сведения о страховом стаже сотрудников. Эту часть отчёта сдают только по застрахованным лицам из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. К ним относится только персонал, который в отчётном периоде выполнял работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, занимал государственные должности или выполнял другие обязанности, влияющие на трудовой стаж.

Также в подразделе 1.2 заполняют сведения о назначении выплат по ОСС при предоставлении отпуска по беременности и родам. При этом тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из формы исключен— поле удалено.

Добавлены графы для заполнения:

• в графу 5 — вносятся сведения о районном коэффициенте, применяемом к заработной плате сотрудников, за работу в отдельных регионах, при наличии в графе 4 кодов РКС, МКС, РКСР, МКСР, МКС-РКСР, ОКУ;
• в графе 10 — проставляется информация о занятости, в которой указывают долю ставки для медиков и педагогов, налёт часов для лётного состава, время пребывания под водой для водолазов;
• в графе 11 — заполняют сведения о результатах оценки условий труда (СОУТ): указывают номер основного рабочего места сотрудника в соответствии с картой СОУТ;
• в графе 12 — указывается класс условий труда в зависимости от степени вредности.

Частичную занятость при трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, нужно детализировать. При выполнении работ в течение неполного дня в отчёте теперь указывают долю ставки — это ещё одно нововведение.

Для графы 7 «Дополнительные сведения» добавлен код ЧАЭСКОМ по особенностям исчисления страхового стажа. Его указывают при направлении сотрудника в командировку за пределы зоны радиационного заражения.

По новым правилам заполнения формы, обязательно заполняют графу 11 «Индивидуальный номер рабочего места» и графу 12 «Класс (подкласс) условий труда», если на рабочем месте выявлены вредные или опасные условия. Это должно быть подтверждено результатами СОУТ, после чего рабочее место получает соответствующий класс условий труда.

Корректировки подраздела 1.3 Раздела 1

Подраздел служит для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Это своеобразный аналог форм СИоЗП и СИоРУн. Большинство граф заполняют с применением соответствующих классификаторов.

В этой части содержится информация о заработной плате сотрудников, условиях занятости и статусе застрахованных лиц. Подраздел обязателен для заполнения только государственными и муниципальными учреждениями, осуществляющими деятельность из перечня Минтруда РФ (здравоохранение, образование, наука, культура, социальные услуги и др.).

Правила заполнения подраздела кардинально не изменились. В графе 16 «Квалификационная категория, установленная по итогам аттестации» появилось новое значение 4, которое означает третья категория.

Также расширен перечень типов организаций, которые указываются в поле КТО.

В остальном эта часть формы ЕФС-1 заполняется по принципам, которые действовали ранее.

Другие ключевые изменения в отчётности СФР с 2026 года

С 1 сентября 2026 года Социальный фонд России прекратит приём отчётности, которая подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) без необходимых атрибутов в сертификатах:

• согласование ключей (keyAgreement) = 1;
• шифрование данных (Data encipherment) = 1;
• шифрование ключа (Key encipherment) = 1.

К процессу лучше подготовиться заранее, иначе сдать отчётность не получится.

Памятка работодателю: как избежать штрафов

За нарушение порядка сдачи отчёта законодательством предусмотрены санкции.

• За непредставление отчёта ЕФС-1 или нарушение срока его сдачи предусмотрен штраф в размере 500 рублей за застрахованного работника (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Срок давности составляет 3 года (ст. 22 закона № 27-ФЗ) и считается со дня, когда СФР узнал или должен был узнать о нарушении и до дня составления акта о привлечении к ответственности. При этом срок не продлевается, если СФР пропущен срок составления акта (Определение ВС РФ от 13.01.2020 № 309-ЭС19-24792).
• За предоставление недостоверной информации. При указании ошибочных или искаженных данных (неверный СНИЛС, ошибка в ФИО., неправильная дата приёма/увольнения, неверный стаж) назначат штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, по которому допущена ошибка.
• За несоблюдения формы предоставления документов. Если отчёт нужно отправить обязательно в электронном виде, но его направляют на бумаге, может быть наложен штраф в размере 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).
• За аналогичные действия должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Им грозит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Срок давности для таких нарушений составляет один год (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

При обнаружении ошибки до того, как её заметил СФР, — главное, оперативно подать уточнённые сведения. На исправление ошибок, выявленных СФР отводится 5 рабочих дней. Отсчёт начинается с момента получения уведомления от СФР.
Основные изменения в ЕФС-1 касаются уточнения показателей, влияющих на стаж и пенсионные права сотрудников. При заполнении новой формы важно уделить им особое внимание, чтобы избежать неточностей и ошибок, а также трудностей для работников в будущем.

Обновления адаптируют отчётность под новые категории застрахованных лиц, повышают точность персонифицированных данных и переводят контроль в более автоматизированный формат.