Электронная трудовая книжка: как работает и где смотреть

Закон о трудовых книжках в электронном формате принят в рамках национальной программы «Цифровая экономика». С 1 января 2020 года документ заводится в России для каждого, кто работает по трудовому договору. У сотрудников есть возможность отказаться от бумажного варианта. 

Разбираемся, зачем нужна электронная трудовая книжка (ЭТК) и в чем ее отличия от бумажной.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая — совокупность сведений о трудовом стаже человека, хранящихся в базе данных Социального фонда России (СФР). Это практически аналог старой бумажной книжки. В ЭТК содержится информация о стаже человека: периодах и местах работал, на каких должностях, когда и почему уволился. 

Сведения из ЭТК нужны:
  • для расчета трудового стажа при назначении пенсии;
  • чтобы подтвердить опыт, требующийся для новой работы;
  • для информирования потенциального работодателя о предыдущем месте работы соискателя.

От ЭТК нельзя отказаться, но сотрудникам, у которых был бумажный документ, можно сохранить его по заявлению. Тем, кто впервые начал работать в 2021 году или позже, трудовые заводятся только в электронном формате.
В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Официально ЭТК называется СТД-СФР. 
В ней три страницы:
  • На первой — информация о кадровых событиях, которые произошли с 2020 года, когда появились ЭТК.
  • Две следующие страницы — все, что знает о вас СФР по отчетности работодателей, когда были бумажные документы. 
Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы, и то, если работодатель сдавал персонифицированную отчетность.
Вы можете подать заявление в СФР,  если хотите внести в ЭТК подробную информацию о работе до 1 января 2020 года. Для этого нужно прийти в клиентскую службу фонда, в МФЦ, или сделать это онлайн — через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.  Эта услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета». Трудовую деятельность до 01.01.2020 будет подтверждать только бумажная книжка, если такое заявление не подавать.
В ЭТК нет информации о награждениях, как в бумажной трудовой, а также о некоторых особенностях деятельности человека — например, о вахтах или сезонной работе. В ней также не найти свой общий стаж работы.
Эта информация может понадобится для оформления пенсии или получения звания ветерана труда, тогда придется подтверждать ее другими документами.

Переход на электронную трудовую книжку: кто и когда переходит

Переход на ЭТК полностью завершился в 2022 году. Теперь, по ст. 66.1 ТК РФ, все работодатели обязаны вести сведения о трудовом стаже каждого сотрудника в электронном виде.

Бумажная форма документа уже не используется, если вы начали трудовую деятельность после 1 января 2021 года. Вам ничего не нужно делать, чтобы оформить электронную трудовую. Достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, после этого работодатель подаст в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 и СФР заведет вам трудовую в электронном формате.
Полностью отказаться от бумажных трудовых планируется с 1 января 2027 года. После этой даты работодатель освобождается от ведения традиционных книжек сотрудников и от ответственности за их хранение.
Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, кадровики будут дублировать информация из ЭТК в традиционную книжку — по желанию владельца. Для отказа от ведения бумажного варианта нужно подать заявление. После этого в бумажной книжке сделают закрывающую запись о переходе на ЭТК, и отдадут ее вам на руки. Новый работодатель уже не сможет вносить в нее записи.
Вам лучше сохранить свою бумажную трудовую — она может пригодиться для подтверждения вашего стажа до перехода на ЭТК. В противном случае при оформлении пенсии и других социальных выплат могут возникнуть проблемы.
Переход на ЭТК закреплен законодательно. Здесь можно узнать все подробности.

Преимущества электронной трудовой книжки

Цифровая система учета трудовой деятельности предполагает сокращение нагрузки на отдел кадров предприятий. Пока многие сотрудники предпочитают сохранить бумажные аналоги работодателю приходится подавать отчетность в СФР для электронных и параллельно вести бумажные.

Кроме этого, цифровая трансформация предполагает такие преимущества:
  • возможность удаленного трудоустройства;
  • упрощение способа предоставления информации о трудовом стаже в государственные службы;
  • возможность удаленного оформления пенсии;
  • оперативное обновление сведений в трудовой книжке;
  • уменьшение количества ошибок в ведении отчетности.

Сервис включен в Госуслуги и каждый работник может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет. Переход на электронные книжки организован в добровольном порядке, и при желании человек может получить бумажный дубликат документов.

Сегодня сотрудники отделов кадров тратят на заполнение бумажных трудовых сотни тысяч часов. Такая книжка неудобна и работникам: при ее утрате человеку придется обойти прежних работодателей, а некоторых из них уже невозможно найти.

Переход на электронную систему ускорит процесс передачи информации в СФР и сократит затраты на кадровое производство. По сведениям Минтруда, уже в 2020 году работодатели за счет этого смогли сэкономить около 700 млн рублей.

Как ведется учет сведений в ЭТК

Каждая организация отчитывается о своих сотрудниках в СФР, а их книжки ведет фонд. Работодатель только формирует сведения и передает их на хранение в фонд (ст. 66.1 ТК РФ).

В ЭТК содержатся:
  • личные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, СНИЛС;
  • наименования работодателей;
  • даты приема на работу, перевода, увольнения;
  • должности с указанием структурного подразделения;
  • причины увольнения.

Работодатель сдает отчетность по специальной форме СЗВ-ТД. Ее заполняют по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор. 

Сдавать ее нужно в следующие сроки:
  • при приеме на работу и увольнении сотрудника или приостановки договора с ним из-за мобилизации — не позднее следующего рабочего дня;
  • в других случаях — до 15-го числа следующего месяца.

СФР сообщит в трудовые инспекции, если страхователь не сдаст СЗВ-ТД или предоставит сведения не вовремя или с ошибками. Должностным лицам предприятия грозит административная ответственность за неоднократные нарушения (ст. 15.33.2 КоАП).

Как получить информацию о своей ЭТК

Сведения о трудовом стаже могут понадобиться в разных ситуациях. 

Выписку из ЭТК легко получить несколькими способами, но удобнее — онлайн: на Госуслугах или сайте CФР:
  • На Госуслугах. В разделе «Справки, выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки», нажмите «Получить выписку» и запрос уйдет в СФР. Результат появится в разделе «Заявления» личного кабинета через пару минут.
  • На сайте CФР. В списке сервисов в личном кабинете нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности», ввести электронный адрес и нажать «Запросить». Выписка появится сразу же, а через пару минут придет на почту.
  • В МФЦ. За выпиской можно обратиться в МФЦ, понадобится только паспорт. Там сделают распечатку с отметкой об электронной подписи СФР. 
  • У работодателя. Выписку из ЭТК можно получить на работе, но там не будет сведений о предыдущих местах работы. Такую выписку вам обязаны выдать только, если вы отказались от бумажной книжки. 
В клиентской службе СФР вам распечатают точно такую же электронную выписку.

Подобрать программу долгосрочных сбережений

Калькулятор программы долгосрочных сбережений

Ваш пол

Оставьте заявку и получите консультацию

Ваша электронная почта
Ваш телефон
Ваше сообщение