Эффективное управление расходами: как сократить затраты и увеличить прибыль

Цель любого бизнеса заключается в получении прибыли и приумножении капитала. Для этого сначала нужны вложения. Этими расходами ограничивается возможная эффективность деятельности компании, поэтому важно научиться управлять ими.

Рассказываем, как управлять затратами в предпринимательстве.

Необходимость эффективного управления расходами

Для руководства каждого предприятия важно уметь управлять издержками и влиять на результаты работы. Ведение бизнеса невозможно совсем без затрат, но их можно оптимизировать. Для этого нужна соответствующая система управления. 

Анализ расходов: первый шаг к оптимизации

Снижение затрат на производство способствует увеличению прибыли. Учет и контроль за расходами тесно связаны с финансовым управлением и бухгалтерским учетом компании.

Аренда помещений, заработная плата, поставки расходных материалов — эти и другие затраты можно сократить при грамотном подходе со стороны руководства. 

Отказаться от некоторых услуг или закупить дешевые материалы — не лучший выход, Важно понимать, что требует корректировки, а в какие процессы лучше не вмешиваться. Комплексный анализ работы и устранение слабых мест организации поможет оптимизировать расходы и выдержать кризис.

Составьте пошаговый план действий. Процесс может затянуться на несколько месяцев. Изменение в работе должны быть постепенными. Алгоритм перехода к новой системе включает в себя несколько этапов.

Сбор и классификация данных о расходах

Понадобится отчетная документация и статистика. Соберите все расходы за прошедшие месяцы в таблицы. Нужна будет информация за последние шесть месяцем. Упростить сбор данных помогут электронные базы данных и CRM-системы. Так будет легче проводить дальнейший анализ затрат при ведении бизнеса.

Анализ структуры расходов

Прежде, чем урезать затраты, необходимо понимать их состав. Разобраться помогут отчеты о движении денежных средств, где будут подробно отражены все важные статьи расходов и доходов.

Обобщение расходов. Придется дополнительно группировать расходы, если вы не располагаете готовыми отчетами или системами учета. Например, объединить покупку компьютеров и факсов в статью «Закупка оборудования». Так вы получите основные направления расходования средств — зарплата сотрудникам, аренда, налоги и сборы, реклама, закупка основных и вспомогательных материалов.
Сегментация расходов. Издержки компании можно разделить на две основные группы: постоянные и переменные. Первая включает расходы, которые не зависят от внешних факторов и доходов бизнеса. Сюда входят: арендная плата, налоги и зарплата сотрудникам. Переменные затраты зависят от объемов продаж, например, закупка сырья и других материалов.

Сегментация трат компании поможет получить общую картину расходов и научит вас более эффективно управлять ими. Старайтесь минимизировать постоянные затраты. Сначала можно отказаться от аренды нерентабельных помещений. Переменные расходы проще регулировать: можно найти новых поставщиков, скорректировать ассортимент, оформить рассрочку на покупку комплектующих или перейти на пост-оплату.

Определение крупных статей затрат. В каждой группе расходов найдите самые большие. Например, среди постоянных издержек — это зарплата персонала и аренда помещений. Их не всегда стоит урезать, но оптимизировать можно. Совсем отказаться от складских помещений не получится, но найти альтернативу можно. Например, арендатора с меньшей платой или возможностью ее погашения в рассрочку.

Методы оптимизации расходов

Главная цель оптимизации — сохранить качество продукции и сервиса при меньших издержках. Не ограничивайтесь анализом крупных статей расходов. 

Изучите все затраты и примите решение по ним:

• от каких расходов можно отказаться?
• затраты по какой статье можно уменьшить?
• в каких пределах допустимо снижение расходов?

В итоге вы получите полную картину финансового состояния компании. Кроме того, изучение условий работы с поставщиками и партнерами поможет найти более выгодные варианты для бизнеса.

Оптимизация постоянных затрат

Среди постоянных расходов самые большие части «затратного пирога» — зарплата сотрудников и арендная плата

1. Фонд заработной платы (ФЗП) в постоянной части: оклады, фиксированные выплаты. Основная цель оптимизации здесь — снижение доли постоянных расходов за счет перевода в переменные. При помощи внедрения ключевых показателей результативности (KPI) можно разработать новую систему расчета заработной платы. Их можно применять практически для любой позиции. При правильно построенной системе мотивации сотрудники не будут получать меньше — большая часть денег будет «заработана» ими.
С помощью новой системы мотивации вы «убьете двух зайцев»:

• повысите личную заинтересованность сотрудников в результате и увеличите объем продаж;
• снизите объем постоянных затрат, переведя часть зарплаты в переменную.

2. Аренда помещений. Часто это самая большая статья постоянных расходов небольших компаний. Здесь перевести постоянные затраты в переменные намного сложнее. 

Возможно несколько вариантов:

1. Первый — возможно выгоднее приобрести площади на баланс. Необходимо рассчитать объем ежемесячных платежей по кредиту и сравнить с прогнозируемыми ставками аренды. 
2. Второй — проанализируйте, может от какой-то части метров можно безболезненно отказаться. Решением может стать сдача лишних площадей в субаренду. Так, многие компании в вечернее время сдают помещения под занятия иностранным языком, автошколы.
3. Третий — создание мобильных рабочих мест: ноутбук + телефон + мобильный доступ в интернет. Вариант подходит для организации работы сотрудников, деятельность которых связана с командировками и разъездами. Офис используется только для проведения мероприятий (планерок, совещаний, обучения). Например, некоторые московские компании проводят встречи в районе работы мобильных сотрудников, используя для этого публичные места.

Такие способы оптимизации могут быть весьма эффективны.

Оптимизация переменных затрат

Снижение расходов не всегда должно быть целью управления. Хоть основная задача и стоит в минимизации затрат, допускается даже их временное повышение, если это приведет к росту производства. 

Для достижения максимальной эффективности в управлении переменными затратами стоит рассмотреть:

• оптимальное наращивание объемов производства;
• увеличение интенсивности применения средств производства;
• оптимизация отношений с контрагентами;
• уменьшение цикла операций;
• совершенствование технологического процесса;
• экономия дополнительных затрат.

Современные организационно-экономические методы снижения и контроля затрат

Постоянный мониторинг и анализ расходов позволяет оперативно реагировать на изменения и вносить корректировки в стратегию управления. Использование современных программных решений может упростить процесс оптимизации и повысить его эффективность.

К таким методам относятся:

1. «Тендер». Предприниматель должен умело находить перспективных поставщиков и рентабельных заказчиков.
2. «Коусорсинг». Оптом все стоит дешевле, можно совместно с другими предпринимателями покупать сырье и другие ресурсы, экономя затраты.
3. «Аутсорсинг». Вместо работников в штате можно использовать сторонние организации для выполнения отдельных функций, операций, если делегирование позволит сэкономить ресурсы.
4. Уменьшение себестоимости дает наибольший эффект по экономии затрат: включает технологическое совершенствование, оптимальность выбора сырья и его использования, конструктивные изменения в продукции; экономии энергетических ресурсов и т.п.
5. «Стандарт-кост» — один из первых методов в мировой экономике для управления затратами. Заключается в планировании и нормировании ресурсов еще до начала деятельности, дифференцированное по расходным статьям.
6. Директ-костинг — разделение затрат на переменные и постоянные и их раздельный учет.
7. «JIT» (от «just in time» – «точно в срок») — оптимальное количество ресурсов, без недостатка и избытка, которые тормозят развитие.
8. «АВС» («Activity Based Costing») — разложение технологических процессов на операции и учет затрат на каждую из них.
9. «LCC» («Life Cycle Costing») — вычисление «жизненного цикла» товара — от планирования до реализации.
10. Сравнение с конкурентами по позициям, по которым предприятие отстает, анализ причин аутсайдерства и поиск возможных решений.
11. Функционально-стоимостный анализ — снижение затрат при сохранении качества продукции.

Инструменты контроля и мониторинга расходов

Для эффективной работы важно комплексно подходить к планированию, учету и оптимизации затрат.

Грамотное использование этих механизмов поможет компании сохранить позиции на рынке и найти ресурсы для развития:

1. Бухгалтерский учет позволяет фиксировать затраты, движения средств, собрать информацию о дебиторской и кредиторской задолженности. 
2. Бюджетирование — процесс включает постановку финансовых целей, анализ расходов предыдущих периодов, оценку текущего состояния предприятия и плана.
3. Оптимизация затрат — непрерывный поиск лучших предложений для закупки товаров, вариантов налогообложения, расходов на транспорт, связь и других. 
4. Постоянный мониторинг и контрольные точки для анализа затрат, сравнение их динамики за прошлые периоды. Можно использовать отчеты, аналитические системы, дашборды, позволяющие построить графики и визуализировать информацию по расходам. 
5. Внутренний и внешний аудит — независимая проверка деятельности и финансового состояния компании. Помогает определить целесообразность расходов, выявить узкие места, риски появления излишних затрат. 
6. Учетные программы и системы. Сегодня трудно представить предприятие без бухгалтерской программы, CRM системы и других цифровых инструментов. Интернет-бухгалтерия и облачные сервисы банков помогают фиксировать затраты, анализировать расходы, и планировать бюджеты. 
7. Непрерывное улучшение процессов и оптимизация расходов. Системный подход предполагает постоянное улучшение методов управления. К известным инструментам относятся lean-технологии и 6-sigma. Их задача состоит в сокращении технологических затрат, ненужных операций. Кроме того, они позволяют найти способы экономии ресурсов, увеличив при этом эффективность управления расходами.

Предотвращение распространенных ошибок при оптимизации расходов

Многие компании начинают оптимизацию со снижения затрат на персонал. Это может обернуться кратковременной экономией. С другой стороны, сокращение зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративные мероприятия может привести к проблемам. Результатом мер будет потеря лояльности кадров, которая обернется снижением качества работы и повышением текучки. Больше всего это касается квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда.

Урезание расходов на маркетинг без анализа может снизить поток клиентов и вынудить еще сокращать бюджет. Это может привести к разорению компании. Вместо поиска новых клиентов иногда лучше сместить фокус внимания на поддержку и развитие отношений с постоянными партнерами с помощью новых программ лояльности, бонусов или предложения дополнительных услуг.

Непродуманные действия по сокращению расходов могут иметь непредвиденные последствия для долгосрочного благополучия компании. Необходимо грамотно организовать и вести управленческий учет, чтобы эффективно оптимизировать затраты и сократить расходы, 

Построение долгосрочной стратегии управления расходами

Каждая пятая компания снижает затраты ради быстрого финансового эффекта. Большая же часть стремится к достижению долгосрочных результатов. Для этого есть много методов и подходов, главный из них — систематическое управление затратами. Это предполагает рациональное использование ресурсов предприятия. Такие компании не останавливаются на достигнутом, они продолжают оптимизировать процессы, развивают методы управления затратами, вносят изменения в отчетность или используют новые инструменты. Это считается мощным рычагом для повышения эффективности затрат.