Трудовая книжка: просто о сложном

Те, кто сегодня собирается на пенсию, еще знают, как выглядит бумажная трудовая книжка. Люди всегда дорожили этим документом в зеленой корочке и боялись его потерять. Срок хранения такой книжки раньше составлял 75 лет, а сейчас — 50 лет. Без нее невозможно было не только устроится на работу, но и подтвердить свой трудовой стаж.

Рассказываем, зачем нужна трудовая книжка сегодня.

Что такое трудовая книжка и ее значение

Трудовая книжка (ТК) в бумажной или электронной форме (с 2020 года) — главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней содержатся сведения о человеке, его образовании и квалификации, а также записи, касающиеся выполняемой деятельности, с датами приема на работу, перевода на другие должности и увольнения. В специальный раздел документа вносится информация о награждениях и поощрениях.

Иногда бывает, что вы работали, а записей в ТК нет или они есть, но неправильные или неточные. Тогда по ПП РФ от 24 июля 2002 года № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» в СФР нужно предоставить другие документы.

Подойдут бумаги из архива:
  • выписки из приказов, подтверждающие вашу работу;
  • лицевые счета;
  • справки работодателей;
  • справки государственных и муниципальных органов.

Информация о вашем рабочем стаже важна не только для расчета пенсии, но и других социальных выплат.  Помните об этом и храните свою трудовую книжку в надежном месте.

Содержание трудовой книжки

Прием сотрудника на работу без ТК не допускается. Работодатели должны вести их на каждого человека, оформленного по трудовому договору, если он работает больше 5 дней. Эта обязанность распространяется на все организации и предпринимателей. Сведения о работе по совместительству вписываются в ТК работника по его желанию. 

Разделы трудовой книжки содержат:
  • титульный лист;
  • 9 разворотов для записи сведений о работе;
  • 1 разворот предназначен для информации о награждениях;
  • 8 разворотов для записи поощрений;
  • 1 разворот, где будут сведения о назначении пенсии. 

В титульный лист вносятся следующие сведения:
  • фамилия, имя, отчество сотрудника указывается полностью, без замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность;
  • дата рождения заполняется полностью (число, месяц, год);
  • информацию об образовании записывают только на основании аттестата, удостоверения, диплома или их заверенных копий, также могут внести сведения о незаконченном образовании;
  • профессию и (или) специальность указывают, как в документе об образовании или квалификации;
  • дату заполнения указывают в день внесения сведений;

После заполнения титульного листа владелец книжки ставит в ней свою подпись. Затем правильность записей подтверждается подписью ответственного лица, печатью организации или кадровой службы,  где впервые заведена ТК.

Внесение сведений о работе имеет особенности:
  • Заполнение строк начинается с графы 3, где указывается наименование организации по учредительным документам, а также сокращенное наименование, если оно есть.
  • В строке ниже в графе 1, указывается номер записи по порядку.
  • В графу 2 вносится дата приема на работу в соответствии с приказом.
  • На этой же строке, в графе 3, по шаблону вносится запись: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>».
  • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу в  последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.07.2024 № 308-к».

В разделы ТК для записей о награждениях и поощрениях вносятся сведения о полученных государственных наградах, почетных грамотах, присвоении званий, а также о других видах поощрений, предусмотренных законами РФ.

Когда и кем выдается трудовая книжка

При заключении трудового договора с человеком, который нигде не работал, книжку ему оформляет работодатель. Новая ТК также заводится при приеме на работу сотрудника, у которого старая утеряна или повреждена. Для получения новой книжки работнику достаточно написать заявление, где указана причина отсутствия документа. В этом случае оформляется новая книжка, а не дубликат старой.

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу возлагается на работодателя. Лицо, выполняющее обязанности по ведению, хранению и выдаче ТК назначается внутренним приказом организации. Обычно это сотрудник отдела кадров или специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство.

Хранение и выдача трудовой книжки при увольнении

Форма, порядок ведения и хранения ТК сотрудников устанавливается соответствующими правовыми актами. Новые трудовые книжки и вкладыши в них относятся к бланкам строгой отчетности.

Трудовые книжки сотрудников находятся у работодателя до момента востребования, если они не получены при увольнении человеком или родственниками умершего работника. Невостребованные ТК хранятся 50 лет.

При прекращении трудового договора (ст. 84.1. ТК РФ) работодатель обязан в этот же день произвести полный расчет с сотрудником и выдать ему трудовую книжку. За ее получение в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета ТК.

Если работодатель не может выдать трудовую книжку в день увольнения сотрудника из-за его отсутствия или отказа от ее получения, работодатель должен уведомить работника о необходимости прийти за ТК или дать согласие на отправку ее по почте. От ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работодатель освобождается с дня направления уведомления, отправка которого должна подтверждаться документально. ТК сотрудника до момента пересылки хранится у работодателя.
Работнику, не получившему трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее по письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
При утрате своей трудовой книжки вы можете оформить ее дубликат. Восстановлением ТК придется заниматься работодателю, если она утеряна по его вине. На это отводится 15 дней. 

Как проверить информацию в трудовой книжке

Сведения о трудовой деятельности за время работы на предприятии можно получить только у работодателя. 

Информация в электронной трудовой книжке, формируется: 
  • из сведений, предоставленных работодателем в СФР; 
  • только с 2020 года, до этого времени информация содержится только в бумажной книжке работника. 
Тем, кто выбрал электронную форму ведения сведений, лучше хранить бумажную трудовую книжку. Иначе при оформлении пенсии и других социальных выплат могут возникнуть проблемы.

Электронная трудовая книжка

Бумажные трудовые не заводят сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года. Таким работникам автоматически оформляют только электронные книжки.

Записи в бумажную трудовую вносят, если вы не писали заявление о переходе на электронную ТК. Наличие такого заявления легко проверить: при переходе на электронный формат, в бумажной трудовой книжке должна быть «закрывающая» запись. После этого новый работодатель уже не может вносить в нее никакие записи.

Обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек сохраняются до 1 января 2027 года. После этой даты работодатель освобождается от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников и от ответственности за их хранение.

Подобрать программу долгосрочных сбережений

Калькулятор программы долгосрочных сбережений

Ваш пол

Оставьте заявку и получите консультацию

Ваша электронная почта
Ваш телефон
Ваше сообщение