Доходы минус расходы или просто доходы? Выбираем выгодную УСН в 2025 году

Как экономить на уплате налогов и сдавать минимум отчетов? Ответ очевиден — перейти на упрощенную систему налогообложения (УСН). Простота учета, освобождение от нескольких платежей в бюджет, налоговые каникулы и декларация раз в год — это самое привлекательное в УСН для предпринимателей и организаций. 

Рассказываем, в чем суть этого налогового режима и кому он более выгоден.

Что такое упрощенная система налогообложения?

Упрощенная система налогообложения (УСН) — один из пяти специальных налоговых режимов для малого бизнеса. УСН облегчает учет, заменяя три платежа общей системы — НДС, на прибыль и на имущество — одним. Это самый популярный налоговый режим среди небольших компаний и начинающих предпринимателей. Работать на упрощенке может быть выгоднее, ведь налоговая нагрузка там ниже, а учет вести проще. Кроме того, режим можно совмещать с ПСН. 

Виды УСН

При регистрации ИП или компании налоговая назначает по умолчанию общую систему налогообложения, но многим она невыгодна. Предприниматель должен в течении 30 дней сам выбирать вариант упрощенной системы, который ему подходит, и указать его в уведомлении для налоговой.

Упрощенка объединяет два варианта налогообложения:

1. «Доходы». При расчете налога учитывают только доходы. Режим больше подходит предпринимателям и компаниям, у которых мало расходов или их трудно подтвердить документально. УСН «Доходы» часто выбирают ИП, которые оказывают услуги. У них почти нет расходов. Режим выгоден и для продавцов на маркетплейсах, которые закупают товар без документов.
2. «Доходы минус расходы». Налог уплачивается с положительной разницы между доходами и расходами — прибыли. При стандартных ставках режим подходит, если сумма затрат составляет от 60% оборота. Например, небольшому кафе нужно закупать продукты, арендовать помещение и платить зарплату сотрудникам.

Особенность УСН заключается в возможности добровольного выбора объекта налогообложения между «Доходами» и «Доходами, уменьшенными на величину расходов». Делать его можно ежегодно. О намерении изменить вариант УСН с нового года нужно сообщить в ФНС до 31 декабря.

Возможности такого выбора нет у участников договора: простого товарищества (о совместной деятельности) и доверительного управления имуществом. Они могут применять только один вариант УСН — «Доходы минус расходы».

Кто может применять УСН?

Налогоплательщиками на УСН могут быть организации (юридические лица) и ИП (физические лица), не подпадающие под ряд ограничений. Для перехода на УСН с 2025 года действует лимит по доходам в 337,5 млн рублей. Показатель нужно считать за 9 месяцев 2024 года. Компании с доходами за этот период выше перейти на упрощенку с 2025 не смогут. Для расчета берется выручка от реализации и внереализационные доходы за минусом НДС и акцизов. Ограничение не распространяется на предпринимателей.

Перечень категорий налогоплательщиков, не имеющих права работать на УСН, содержится в ст. 346.12 (3) НК РФ. 

Так, работать на УСН не могут следующие виды организаций:

• банки, ломбарды, микрофинансовые организации, инвестфонды, страховщики, НПФ, профессиональные участники рынка ценных бумаг;
• организации с филиальной сетью;
• казенные и бюджетные учреждения;
• занимающиеся проведением и организацией азартных игр;
• иностранные организации;
• участники соглашений о разделе продукции;
• с долей участия других организаций более 25 (есть исключения);
• с остаточной стоимостью ОС более 150 млн. рублей.

Применять УСН не могут также организации и предприниматели:

• не соблюдающие лимиты годового дохода;
• производящие подакцизные товары (алкогольная и табачная продукция, легковые автомобили, бензин, дизтопливо), а также ювелирные изделия; 
• добывающие и реализующие полезные ископаемые, кроме таких как песок, глина, торф, щебень, строительный камень;
• перешедшие на уплату сельхозналога;
• с количеством сотрудников более 130 человек;
• не сообщившие о переходе на УСН в установленном порядке.

Кроме того, работать на УСН не могут частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, другие формы адвокатских образований.

Налоги и страховые взносы на УСН

Компании и предприниматели, работающие на упрощенке, обязаны платить налоги и взносы за себя — в случае с ИП — и за своих сотрудников. Кроме того они должны сдавать отчетность в налоговую. 

Расчет налога на УСН

Вариант УСН налогоплательщик выбирает самостоятельно.

Ставки могут быть такими:

1. Объект  «доходы»— до 6% с возможностью увеличения до 8% при превышении лимита доходов и численности сотрудников.
2. Объект «доходы минус расходы», — до 15% с возможностью увеличения до 20% при нарушении лимита доходов и численности сотрудников.

Для отдельных категорий плательщиков субъектам РФ разрешается снижать ставку с 15% до 5% по УСН «доходы минус расходы» и с 6% до 1% по УСН «доходы». На УСН 15% для предпринимателей действует правило минимального налога: если по итогам года сумма налога оказалась меньше, чем 1% годового дохода, то платеж составит 1%. Это правило распространяется даже на компании, сработавшие убыточно.
Повышенную ставку налога с 2025 года отменят. Будет действовать единый платеж — 6% для объекта «Доходы» и 15% — «Доходы минус расходы», причем регионы могут снизить их. Применять УСН можно будет при доходе до 450 млн рублей с ежегодной индексацией лимита на коэффициент-дефлятор.

Учет расходов для расчета налоговой базы на УСН «доходы минус расходы»

Расходы на УСН должны быть правильно оформлены. Неподтвержденные документами суммы не учитываются при расчете налоговой базы. 

Для признания расходов должны соблюдаться три условия:

1. Наличие документа об оплате (квитанция, выписка по счету, платежное поручение, кассовый чек) и о подтверждении передачи товаров или оказания услуг и выполнения работ, (накладная или акт);
2. Закрытый перечень расходов, признаваемых для УСН «доходы минус расходы», содержится в ст. 346.16 НК РФ.
3. Особый порядок признания некоторых видов затрат. Для учета расходов на закупку товаров для дальнейшей реализации кроме документального подтверждения их оплаты поставщику, нужно и реализовать их покупателю (ст. 346.17 НК РФ).

Страховые взносы на УСН

Страховые взносы бывают двух видов — за себя и за сотрудников. Их платят все компании и индивидуальные предприниматели. Взносы за себя делятся на фиксированные и дополнительные. Платят их только ИП. К фиксированным относятся платежи на обязательное пенсионное (ОПС) и обязательное медицинское страхование (ОМС). Их размер устанавливает государство. Актуальные суммы приведены в ст, 430 НК РФ. Фиксированный взнос ИП в 2024 году составляет 49 500 рублей, в 2025 году придется платить уже 53 658 рублей.

Дополнительные страховые взносы на ОПС платят с дохода ИП свыше 300 тысяч рублей за год. Ставка — 1% с суммы превышения. Например, если доход ИП за год составил 1,5 миллиона рублей, он должен будет заплатить 1% с 1,2 миллиона рублей. 

К взносам за сотрудников относятся ОМС, ОПС, страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) и травматизм. Тарифы устанавливаются ст, 425 НК РФ и ст, 21 №125-ФЗ.

ИП может уменьшить налог на страховые взносы: фиксированные, дополнительные и за работников. Предприниматель, который работает один, может это сделать только на сумму платежей за себя. ИП с работниками могут уменьшить налог на взносы за себя и сотрудников максимум на 50%. Всю уплаченную сумму можно включить в расходы, если ИП применяет режим «Доходы минус расходы». 

Налог при УСН «Доходы» можно уменьшить на фиксированные взносы текущего года, независимо от их перечисления на ЕНС, то есть на 49500 рублей в 2024 году. В 2024 году при УСН «Доходы минус расходы» взносы можно учесть только после уплаты. С 2025 года будет действовать одно правило для любого режима УСН: даже не перечисленные платежи за себя уменьшат прибыль.

Например, предприниматель, применяющий режим УСН «Доходы», в первом квартале заработал 100 000 рублей. Авансовый платеж — 6000 рублей: 100 000 × 6%. В 2024 году фиксированная часть страховых взносов — 49 500 рублей. Это больше, чем 6000 рублей, значит аванс платить не надо.

Второй пример. Доходы ИП, работающего на УСН 15%, в первом квартале составили 100 000 рублей, расходы — 20 000 рублей. Авансовый платеж — 12 000 рублей: (100 000 − 20 000) × 15%.

В расходах он сможет учесть 26 000 рублей, если в этом квартале заплатит 6000 рублей страховых взносов за себя.  Авансовый платеж тогда составит 11 100 рублей: (100 000 − 26 000 ) × 15%.

Это пример расчета для УСН «Доходы минус расходы» в 2024 году. С 2025 года можно будет включить в расходы фиксированный взнос за 2024 год без уплаты. Авансовый платеж получится (100 000 − 20 000 ₽ − 49 500) × 15% = 4575 рублей.

Налог при УСН можно также уменьшить на уплаченный торговый сбор в Москве.

Отчетность на УСН

Список отчетов, которые обязательно должны предоставлять компании и индивидуальные предприниматели, немного различается.

ООО на упрощенном режиме сдают отчетность:

• бухгалтерскую;
• по налогам;
• в Социальный фонд России (СФР).

К обязательным формам бухгалтерской отчетности относятся:

• баланс и отчет о финансовых результатах — сдают все ООО;
• отчет о движении денежных средств — только для компаний крупного и среднего бизнеса.

Эти формы нужно составлять за весь отчетный год — с 1 января по 31 декабря — и сдавать в ФНС до 31 марта следующего года.
Отчетность по налогом обязательна не только для ООО, но и для ИП.

Книга учета доходов и расходов

Кроме того, компании и ИП обязаны вести книгу доходов и расходов (КУДиР) вне зависимости от варианта налогообложения — «Доходы» или «Доходы минус расходы». В нее записывают все поступления и траты компании. Вести КУДиР можно в электронном или печатном виде. Сдавать книгу никуда не нужно, но налоговая может запросить ее при проверке. В конце года электронную книгу распечатывают и прошивают. ИП могут оштрафовать, если ее не будет. Например, на 30 000 рублей, если книга не ведется больше двух лет. Скачать форму КУДиР можно здесь.

Декларация по УСН

Декларацию сдают раз в год до 25 апреля включительно или не позднее следующего за ним рабочего дня, если дата выпадает на выходной. Форма отчета по УСН утверждена приказом ФНС России от 25.12.2020 № ЕД-7-3/958@ Скачать декларацию можно здесь.

Отчет по НДС с 2025 года

Упрощенная система принципиально меняется в связи с налоговой реформой 2025 года. Глобальных поправок несколько: отменяют повышенные ставки, а бизнесу на УСН с годовым доходом свыше 60 млн рублей придется платить НДС.

При начислении НДС декларацию нужно сдавать в ФНС ежеквартально. Скачать ее форму можно здесь.

Отчет по НДФЛ (для сотрудников)

ИП, у которого в штате есть сотрудники, обязаны удерживать с их зарплат НДФЛ, платить взносы и сдавать персонифицированную отчетность. Форму 6-НДФЛ предоставляют в ФНС ежеквартально. Отчет можно скачать здесь.

Отчет по страховым взносам

Форма по страховым взносам называется РСВ. В расчете отражаются данные о платежах за сотрудников, на пенсионное, медицинское и социальное страхование, его сдают в ФНС ежеквартально. Форму можно скачать здесь.

Отчет в CФР

Форму, предоставляемую в Социальный фонд России, обязаны заполнять все компани и ИП, у которых в штате есть сотрудники. Сейчас сдают один отчет ЕФС-1. Скачать его форму можно здесь.

Нулевая отчетность

Компании или предприниматели, которые не вели деятельность, все равно должны отчитаться перед налоговой инспекцией. Для этого подают единую упрощенную форму (ЕУД) или нулевые декларации.

Кассовая дисциплина

Предприниматели, которые работают с наличными деньгами, обязаны соблюдать правила кассовой дисциплины. 

Всего их три:

1. Максимальная сумма наличных расчетов по договору с юрлицами или ИП — 100 000 рублей по одному договору.
2. Наличную выручку, поступившую в кассу, разрешается тратить на оплату товаров, работ и услуг, выплату зарплаты и социальные выплаты, выдачу денег работникам под отчет. ИП может забирать наличные деньги на личные нужды, на остальные цели их придется снимать с расчетного счета.
3. Выдачу зарплаты через кассу нужно оформлять платежными ведомостями.

Эти правила утверждены Центробанком.

Кроме того, если на балансе компании есть имущество, налог по которой считается по среднегодовой стоимости, каждый год должны подавать декларацию по имущественному налогу. Форму декларации можно найти здесь.

Отчетность по другим имущественным налогам отменена с 2023 года.

Как перейти на УСН

Компании и предприниматели, которые только начинают деятельность, могут сразу перейти на УСН. Для этого нужно подать уведомление в ИФНС. Новые ИП могут приложить его к заявлению о регистрации или подать отдельно в течение 30 рабочих дней после постановки на учет. Уведомление нужно составить в двух экземплярах. Один вернут обратно с отметкой, его надо хранить у себя.

Остальные предприниматели могут перейти на УСН только с начала следующего года, подав уведомление не позднее 31 декабря предыдущего. Срок переносится на ближайший рабочий день после новогодних каникул, если этот день выходной.

После превышения лимита доходов бизнес больше не сможет работать на УСН. Платить налоги со следующего квартала придется по общей системе налогообложения. Лимит будет каждый год индексироваться на коэффициент-дефлятор. Для УСН до 2025 года — 265,8 млн рублей.

Кроме того, если в штате компании состоит более 130 работников или стоимость основных средств превысила лимиты, бизнес утратит право на применение УСН с начала квартала, в котором допущено превышение. Такой предприниматель обязан перейти на общую систему налогообложения с начала квартала, когда произошло превышение. Подать заявление на УСН можно только через год.
С 2025 года смогут перейти на УСН даже те ИП, кто превысил лимит 265,8 млн рублей в 2024 году и потерял право на применение режима. Они снова смогут работать на УСН в 2025, если доходы за 9 месяцев 2024 года не превысят 337,5 млн рублей.

Как совмещать УСН с другими налоговыми режимами

Сочетать упрощенную систему налогообложения с общей системой (ОСНО) или ЕСХН нельзя. Каждый из этих режимов должен применяться к бизнесу в целом, а не к отдельным ОКВЭД.

Зато УСН можно совмещать с ПСН, но нужно будет следить за соблюдение максимального годового лимита по доходам — 60 млн рублей. При сочетании этих специальных режимов при подсчете заработанных средств учитываются все суммы, включая полученные на упрощенке.

Ответственность за налоговые нарушения 

Сдавать отчетность и платить налог нужно точно в срок, иначе налоговая может оштрафовать и начислить пени. Штраф за задержку сдачи декларации составляет 5% с суммы налога по декларации, не уплаченной в срок, за каждый полный и неполный месяц просрочки. Сумма не может больше 30%, но и меньше 1000 рублей.

Например, срок сдачи декларации установлен 25 апреля, но ИП забыл подать ее вовремя. Он получит штраф в 5% суммы неуплаченного налога, если сдаст отчетность до 25 мая. Процент санкций составит уже 10% при сдаче декларации до 25 июня, и так далее до 30%. Об этом говорится в п. 1 ст. 119 НК РФ.

Кроме того, налоговая может приостановить операции по счету ИП. Например, при задержке сдачи декларации минимум на 20 рабочих дней. За просрочку платежа. Если пропустить срок платежа, налоговая может начислить пеню — 1/300 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ).

Получить штраф можно и за неуплату налога. Например, если занизить налоговую базу и частично или полностью недоплатить налог.

Штрафные санкции могут быть такими:

• 20% от суммы, если ошибка в расчетах неумышленная;
• 40%, если нарушение допустили намеренно.

Заключение

Ответить на вопрос о том, что УСН — самая выгодная и простая для учета система налогообложения, однозначно нельзя. Даже, если упрощенка может быть не очень выгодной, но это гибкий и удобный режим. Применение УСН позволяет регулировать налоговую нагрузку бизнеса. Главный плюс УСН — возможность выбрать, как платить налог: только с доходов или с разницы доходов и расходов. Кроме того, режим можно совмещать с патентом, а налоговая отчетность проще, чем на ОСНО. Сдается только декларация по УСН один раз в год и три уведомления об исчисленных авансовых платежах, а с 2025 года — декларация по НДС при достижении дохода 60 млн рублей. Налог рассчитывается по фактическим доходам, а если их нет, то и платить не нужно.

Кроме плюсов, у УСН есть и минусы. Так, учесть при расчете налога можно не все расходы, а при убытке на УСН «Доходы минус расходы» все равно придется заплатить минимальный налог. Кроме этого, с 2025 года при сумме дохода свыше 60 млн рублей придется платить НДС.