Трудовой патент для работников: обязанности работодателя и риски в 2025 году

Граждане других стран не могут легально трудиться в российских компаниях без оформления документов. Для этого им нужно оформить патент или разрешение на работу. Документ необходим иностранцам, которым для пребывания в России не нужно получать визу, например, Таджикистана, Азербайджана, Узбекистана, Абхазии и даже Македонии, ЮАР, Аргентины. 

Рассказываем, для чего нужен патент и как оформить бумагу.

Что такое трудовой патент и когда он требуется?

Трудовой патент позволяет жителям стран, с которыми у России установлен безвизовый режим, официально трудиться в российских компаниях. Документ оформляется для работы у физических лиц, индивидуальных предпринимателей или в организациях. Без него трудовая деятельность в России считается незаконной, за что человека могут оштрафовать или депортировать на родину.
Приезжие из Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии могут трудиться в России без разрешений, так как эти страны входят в Евразийский экономический союз (ЕАЭС). Без оформления документов также могут работать иностранцы, трудоустроенные в аккредитованных российских IT-компаниях, студенты из разных стран  и лица, указанные в п. 4 ст. 13 ФЗ от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

Обязанности работодателя: пошаговый алгоритм

Нанимать человека с патентом разрешено юр лицам, частным предпринимателям или самозанятым (нотариусам и адвокатам). Принимать мигрантов на работу, не связанную с предпринимательской деятельностью, могут и физические лица. Гражданину РФ разрешается оплачивать иностранцам услуги по уборке квартиры или ремонту, но вот выступать посредниками могут только индивидуальные предприниматели.

Проверка документов при приеме на работу

Нанимая иностранцев работодатель должен убедиться, что у него есть действующий патент на трудовую деятельность в России. Это можно проверить на сайте МВД. Кроме того, можно направить письмо в МВД и запросить официальную информацию о подлинности патента.

Для трудоустройства мигранта потребуются документы:

• паспорт и миграционная карта;
• действующий патент на работу;
• СНИЛС и ИНН;
• полис добровольного медицинского страхования (ДМС);
• медицинское освидетельствование;
• дактилоскопическая карта с отпечатками пальцев.

После предоставления и проверки всех документов с мигрантом заключается трудовой договор, где указываются условия работы, зарплата, рабочие часы и особенности прекращения трудовых отношений (гл. 50.1 ТК РФ). Кроме того, в нем нужно указать, что мигрант работает по патенту.

Уведомительные процедуры

Приезжие, которые получили патент и работают в России, с 7 января 2024 года должны сообщить в территориальный орган МВД о начале деятельности по специальной форме. Сделать это нужно не позднее двух месяцев с даты получения патента (п. 7 ст. 13.3 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). 

Правила работы по патенту

Трудовая деятельность приезжего не может выходить за рамки его патента, полученного в определенном регионе РФ и может работать с ним только там (п. 16 ст. 13.3 ФЗ-115 от 25.07.2002 г.). В документе может указываться его профессия, должность или специальность. Иностранец с таким патентом может работать только по ним.
Продление патента происходит после внесения авансовых налоговых платежей (п. 5 ст. 13.3 ФЗ-115 от 25.07.2002 г.), поэтому важно соблюдать сроки оплаты.

Финансовые аспекты для компаний

Первый платеж за патент вносит сам сотрудник, остальные взносы может сделать работодатель. С платежа, внесенного работодателем нужно заплатить НДФЛ. Перечислить деньги можно с расчетного счета компании. Для этого потребуется заявление от иностранца и копии документов, которые предоставляются при трудоустройстве. 

Вносить платежи за патент нужно ежемесячно, пока действует платеж за прошлый период. Для продления патента иностранного сотрудника работодателю нужно оформить ходатайство. Важно оплачивать патенты вовремя и следить за их актуальностью, иначе компанию могут оштрафовать или приостановить ее деятельность.

Подводные камни при работе с патентами

Кроме плюсов при привлечении к работе иностранцев, есть и неудобства. Компании придется контролировать сроки действия патента и следить, чтобы мигрант трудился по профессии и на указанной территории. Часто в патенте указывается определенная специальность, поэтому придется соблюдать это и не переводить иностранца на другую должность. Работник, который строит дома или кладет асфальт, а в патенте у него указана профессия «маляр», нарушает закон вместе с работодателем.

Для иностранца неудобства связаны:

• со сбором документов, прохождением медосмотра, а возможно, со сдачей экзамена на знание русского языка и истории РФ.
• с уплатой НДФЛ до начала работы.

Кроме того, нельзя оформить патент и работать по нему вечно. Документ выдают на срок от 1 до 12 месяцев, после чего его нужно переоформлять.

Типичные ошибки оформления

Одна из главных ошибок работодателя при составлении договора о приеме на работу иностранца — воспользоваться шаблоном, скачанным из интернета. 

Такой договор должен быть:

• составлен в соответствии с действующим трудовым, миграционным и налоговым законодательством,
• содержать всю необходимую информацию,
• учитывать сферу деятельности компании.

За неверно составленный договор компанию могут оштрафовать на сумму до 100 000 рублей ( ч. 4 ст. 5.27 КоАП). Ситуация с сотрудниками, работающими по патентам, еще сложнее. Они отправляют копию договора в МВД ( п.7 ст.13.3 ФЗ-№115), и внести в него изменения задним числом не получится.

К другим ошибкам при оформлении иностранца относят:

1. Отсутствие страхового полиса. Принимать на работу мигрантов нельзя без полиса ДМС, ведь он входит в число обязательных документов при трудоустройстве.
2. Отсутствие СНИЛС и ИНН. Работодатель не сможет платить за иностранного сотрудника налоги, если при трудоустройстве не проверил их наличие.

Риски при проверках МВД

Компания, которая использует труд иностранцев, несет ответственность за соблюдение норм миграционного законодательства. МВД регулярно проводит проверки и по каждому нарушению штрафует работодателя.

В течение трёх рабочих дней со дня заключения или расторжения трудового договора нужно уведомить об этом МВД. Часто работодатели забывают об этом или заполняют уведомления неправильно.
Ответственность за нарушения при подаче уведомления о приеме и увольнении мигрантов установлена ст. 18.15 КоАП РФ. За нарушения компанию могут оштрафовать на сумму до 1 000 000 рублей или приостановить ее деятельность на срок от 14 до 90 суток.

Изменения законодательства 2025

Стоимость трудового патента для мигрантов в РФ зависит от региона и специфики деятельности. Фактическая цена в 2025 году определяется исходя из фиксированного авансового платежа, коэффициента-дефлятора и регионального коэффициента. Итоговая сумма умножается на число месяцев действия патента. 

При оплате патента работодателем сумма платежа считается доходом сотрудника. С него нужно удерживать НДФЛ. При этом иностранец может уменьшить сумму налога на величину платежей независимо от того, кто перечислил в бюджет деньги (ст. 217, 226, 227.1 НК РФ).

Чек-лист для безопасного найма

Работать в российских компаниях могут иностранцы, которые старше 18 лет и оформили патент. 

Исключение составляют граждане других стран:

• с разрешением на временное проживание или видом на жительство;
• студенты очных отделений вузов РФ;
• с действующей срочной трудовой визой;
• входящих в ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии.

Алгоритм найма иностранных сотрудников включает этапы:

Шаг 1. Проверьте документы

При приеме на работу мигрантов из списка исключений, не нужно разрешение, достаточно подтверждающих документов: загранпаспорт для граждан ЕАЭС, визу или справку об обучении в вузе РФ. Остальным нужны патенты.
Проверьте срок действия и регион выдачи документа: граждане других стран могут трудиться только на территории субъекта РФ, где получили патент. В противном случае работодателю грозит штраф до 800 тысяч рублей.

Шаг 2. Получите разрешение в миграционной службе МВД

Для приема на работу граждан других стран нужно заранее получить разрешение от МВД. 

Для этого напишите заявление по форме, где укажите:

• название службы МВД по месту регистрации компании или ИП;
• название компании или инициалы ИП;
• паспортные данные (для ИП), ИНН, ОГРН (или ОГРНИП);
• количество сотрудников, их должности и гражданство;
• срок действия патента, но не дольше года;
• вид деятельности компании или ИП;
• общее число штатных сотрудников;
• адрес компании или места работы.

При увольнении мигранта тоже нужно отправить заявление, но по другой форме.

За каждое рабочее место для иностранных сотрудников компания должна заплатить госпошлину в размере 10 тысяч рублей. Заявление и квитанцию об оплате можно принести лично в миграционную службу МВД, отправить по почте или через Госуслуги. Документы рассмотрят в течение 30 рабочих дней

Шаг 3. Заключите трудовой договор с иностранцем

Документ почти не отличается от договора с гражданином РФ. 

Нужно учесть три правила:

• дата заключения трудового договора должна быть не раньше выдачи патента;
• содержать информацию о визе и патенте работника и условия медицинского страхования (ДМС или ОМС);
• окончание срока действия патента не может служить основанием для расторжения договора.

Кроме этого, условия труда для иностранцев не отличаются от таких же для российских граждан: у них есть право на отпуск, больничный, компенсации и другие льготы. По времени ограничений тоже нет, заключить можно бессрочный договор или срочный.

Страховку работники оформляют самостоятельно. После подписания трудового договора работодатель может по его желанию подключить сотрудника к системе корпоративного ДМС

Для оформления трудового договора запросите у иностранца:

• загранпаспорт;
• внутригражданский паспорт;
• полис медицинской страховки;
• разрешение на проживание или вид на жительство (при наличии);
• медицинскую книжку, СНИЛС и трудовую книжку (при наличии);
• визу (для визовых мигрантов) и патент.

Копии документов нужно сохранить в личном деле иностранного сотрудника, а информацию из них добавить в раздел с реквизитами договора. Оформите мигранту трудовую книжку, если ее нет, и внесите в нее запись о приеме на работу.

Шаг 4. Уплатите налоги за иностранцев

НДФЛ за мигранта платят при выполнении хотя бы одного условия:

• работодатель — российская компания или ИП,
• сотрудник — налоговый резидент РФ,
• работник получает выплаты на карту российского банка.

С 2025 года применяется прогрессивная шкала НДФЛ для физических лиц: 13%, пока доход за год не превысит 2,4 млн рублей, 15% — на доход от 2,4 млн до 5 млн рублей, 18% — от 5 млн до 20 млн рублей, и далее.

Размеры взносов в Социальный фонд России такие же как для российских сотрудников.

Заключение

Российские компании и ИП могут нанимать на работу граждан других стран, если получили разрешение от МВД. Трудовыми мигрантами не считаются иностранные граждане с разрешением на временное проживание или видом на жительство, студенты-очники и граждане ЕАЭС. Такие работники оформляются по общим правилам.

Разрешение для трудового мигранта оформляет миграционная служба МВД. Для этого нужно отправить заявление по специальной форме и заплатить пошлину по 10 тысяч рублей за каждого сотрудника. При приеме иностранца на работу нужно заключить с ним с ним трудовой договор и отправить в миграционную службу МВД уведомление.

Стоимость патента меняется каждый год: зависит от региона и фиксированного коэффициента-дефлятора. Вносить платежи за патент нужно ежемесячно, пока действует платеж за прошлый период. Важно оплачивать патенты вовремя, иначе компанию могут оштрафовать или приостановить её деятельность.