Аутсорсинг: прокачай свой бизнес с помощью внешних ресурсов!

Иметь в штате работников некоторых специальностей иногда экономически нецелесообразно, особенно для небольших компаний. На таких предприятиях часто нет бухгалтера, IT-специалистов, юристов, маркетологов. Это не мешает развиваться, ведь часть функций можно делегировать сторонним специалистам.

Рассказываем, что такое аутсорсинг и зачем он нужен. 

Что такое аутсорсинг?

Термин «аутсорсинг» в переводе с английского outsourcing звучит как использование внешних ресурсов. Стратегия стала популярна в 1990-х годах, когда транснациональные корпорации стали чаще делегировать логистические и производственные функции другим компаниям.

Определение аутсорсинга простыми словами

Аутсорсинг — это практика ведения бизнеса, когда одна компания нанимает другую для выполнения части задач. Стратегия применяется во многих сферах — от поддержки клиентов до производства и бэк-офиса. 

Основные цели использования аутсорсинга

Главная цель стратегии заключается в экономии на выплатах сотрудникам и высвобождении времени и ресурсов для выполнения профильных задач. Так, вместо штата сотрудников вы получаете доступ к услугам профессионалов без затрат на заработную плату, налоги и обучение. 

Виды аутсорсинга

Передать сторонним специалистам можно производственные функции, маркетинг, IT-обеспечение, бухгалтерию, юридические услуги. Все зависит от темпов развития и роста компании.

IT-аутсорсинг

Передача услуг по обслуживанию компьютерных систем и разработке ПО сторонним организациям позволяет сократить расходы на собственный IT-отдел. Такой аутсорсинг нужен, чтобы решить одну-две задачи, но услуги IT на постоянной основе не понадобятся. 

Бухгалтерский аутсорсинг

Компания нанимает внешних специалистов для ведения учета, подготовки бухгалтерской отчетности, а также выполнения частичных услуг.

Такой аутсорсинг нужен, если:

• уволился бухгалтер;
• выписывают штрафы по вине бухгалтеров;
• хотите оптимизировать задачи в компании, сократить бюджет.

HR-аутсорсинг

Передача кадровой работы сторонней компании чаще происходит в рамках отдельного проекта. Сотрудник будет числиться в аутсорсинговой фирме, но находится под вашим руководством по текущим вопросам. Такое решение будет идеальным, если кадровики нужны на короткий период. 

Производственный аутсорсинг

Этой услугой часто пользуются крупные предприятия авто, авиа и космической отрасли. На аутсорс они могут передать около 60 % деятельности. Компания поручает производство некоторых товаров сторонним предприятиям, например, разработку запчастей.

Такой аутсорсинг используют, когда нужна гибкость и быстрая адаптация к рынку: например, если предприятие хочет вкладывать больше ресурсов в развитие.

Маркетинговый аутсорсинг

Сторонние специалисты могут взять на себя управление вашей стратегией или помочь с несколькими задачами, например, с рекламой в социальных сетях или ремаркетинговыми кампаниями.

Юридический аутсорсинг

Постоянный юрист в штате небольшого предприятия часто не нужен.

Сторонних специалистов можно привлечь для:

• консультаций по внешнеэкономической деятельности,
• оформления трудовых договоров,
• подготовки и сопровождение сделок, 
• поддержки во взаимодействии с государственными органами,
• решения вопросов с претензиями.

Другие виды аутсорсинга

Компании могут пользоваться и другими видами аутсорсинга. Например, передать на сторону транспортные и складские операции или отдать сторонним компаниям работу с клиентами.

Логистический аутсорсинг нужен расширяющимся компаниям, которые планируют выйти на национальный уровень или тем, кому не выгодно организовывать логистику внутри фирмы.

С какими вопросами помогает:

• доставить товары до и от границы,
• оформить таможенный груз,
• предоставить складские помещения.

Аутсорсинг клиентской поддержки подразумевает, что обращения клиентов обрабатывают специалисты контактного центра. Это помогает, когда их количество резко увеличивается, — например, перед Новым годом.

Как работает аутсорсинг?

Переход на аутсорсинг — многоступенчатый процесс, в долгосрочной перспективе направленный на уменьшение затрат. Несмотря на видимые преимущества решения, нужно сопоставить затраты на выполнение делегируемых задач собственными силами с оплатой услуг сторонней компании..

Этапы организации аутсорсинга

Выделяют несколько основных этапов организации процесса:

1. Оценка состояния компании. Выявление слабых мест поможет определить круг задач, с которыми компания не справляется и передать их аутсорсеру.
2. Выбор компании-подрядчика. Это определяющий этап. На замену аутсорсера уйдет много времени, поэтому необходимо заранее проанализировать рынок услуг и выбрать достойного партнера.
3. Постановка задач и согласование условий договора. Даже квалифицированная компания может не обеспечить желаемый результат, если задача поставлена некорректно. До заключения договора лучше посетить офис фирмы, чтобы узнать, в каких условиях работают ее сотрудники. 
4. Контроль качества работы. После передачи задач нужно обеспечить контроль качества выполняемых задач, привлекая для этого штатных специалистов. 
5. Анализ отчетности. Сопоставление фактических показателей с запланированными позволит понять эффективность аутсорсинга и выполнение договора.

Юридические аспекты аутсорсинга

Заключая контракт со сторонней компанией, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.

Нормативная база

Аутсорсинг в контексте статьи 421 ГК РФ относится к договорам возмездного оказания услуг. Также при заключении договора руководствуются статьей 56.1 ТК РФ, в которой говорится о запрещении найма сотрудников, оформленных в другой компании. При этом по нормам главы 53.1 ТК РФ и статьи 18.1 Закона о занятости направить своих работников в другую организацию для выполнения задач по договору разрешается.

Оформление договора аутсорсинга

При оформлении документов оговариваются детали работы, обязательства, сроки и их стоимость. Заказчик передает управление своими бизнес-процессами, исполнитель несет полную или частичную ответственность за результат.

При такой схеме могут быть заключены два типа договоров:

• гражданско-правовой — между заказчиком и исполнителем;
• трудовой — между исполнителем и временным сотрудником.

Вопросы налогообложения

Организации-аутсорсеры по договору на возмездное оказание услуг получают вознаграждение, включая сумму НДС и платят налог на общих основаниях (гл. 21 НК РФ).

Ответственность за действия аутсорсера

Аутсорсеры несут ответственность за свои ошибки. Они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие по вине их сотрудников.

Преимущества аутсорсинга

Аутсорсинг — мощный инструмент для развития бизнеса. С его помощью компания может получить множество преимуществ.

Экономия ресурсов (финансовых, временных)

При аутсорсинге не нужно заботиться о зарплате, налогах и других расходах на штат сотрудников. Кроме того, при передаче производства не придется закупать оборудование и выстраивать процессы — достаточно привлечь подрядчика, согласовать работы и получить готовый продукт. Это снижает операционные расходы.

Повышение эффективности работы

При передаче части задач внешним исполнителям компания может сконцентрироваться на развитии ключевых направлений и направить больше ресурсов на разработку новых продуктов. Это приведет к укреплению позиций на рынке.

Доступ к экспертизе и специализированным знаниям

Аутсорсинг дает возможность привлечь специалистов высокой квалификации. Это удобный вариант, когда задачи сложные и справиться с ними может не каждый работник. 

Гибкость и масштабируемость

Аутсорсинг позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменениям — увеличивать или уменьшать объем работы без необходимости нанимать или увольнять сотрудников.

Недостатки аутсорсинга

Кроме выгод, у аутсорсинга, как и у любого метода управления, есть недостатки и риски:

• Потеря контроля над процессами. Компания ставит задачу, но не контролирует процесс работы.
• Утечка конфиденциальной информации. Доступ к корпоративной сети и базам данных большого количества людей увеличивает риск угрозы утечек.
• Зависимость от аутсорсера. Территориальная удаленность и разные часовые пояса иногда могут стать проблемой.
• Возможные проблемы с качеством услуг. Заказчик не контролирует процесс и не может вовремя выявить ошибки.

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс: в чем разница?

Аутстаффинг и фриланс обобщенно можно считать форматами аутсорса. Все это подразумевает работу внештатных сотрудников.

Определение аутстаффинга

Аутстаффинг — это когда одна компания привлекает сотрудников из другой, но не берет их в штат. Так делают, например, для выполнения проекта с горящим дедлайном. 

Определение фриланса

Фриланс — экономическое понятие, которое не используется в нормативных актах. Фрилансеры обычно работают в одиночку и выполняют разовые задачи. 

Сравнение аутсорсинга, аутстаффинга и фриланса

При аутстаффинге нужно ставить четкие задачи и контролировать их исполнение. Аутсорсинг — более сложная и комплексная работа. Сторонние исполнители получают целые проекты, отвечают за результат и контролировать каждую задачу не нужно.

Фрилансер — обобщающее понятие для людей, которые оказывают услуги на основании договоров гражданско-правового характера. Они сами планируют рабочий день, выбирают и распределяют задачи, а оплату получают по договоренности с заказчиком. Фрилансер может сотрудничать с аутсорсером — например, как самозанятый.

Краткое резюме по теме

Аутсорсинг помогает экономить на рабочих местах, избавляет от контроля за непрофильными направлениями, освобождая время персонала для более важных задач. Делегировать можно любые функции, например, поддержку IT, бухгалтерское и юридическое обслуживание, подбор персонала. Главное здесь — выбрать надежного аутсорсера.